Conciliação bancária: o guia completo para você se tornar um especialista

Conciliação Bancária é o processo de confirmar se os valores presentes nas contas correntes da empresa estão realmente corretos, se comparados com as informações processadas no ambiente interno.

Apesar de ser uma atividade muito importante, ainda é comum encontrar profissionais que confundem a conciliação bancária com o fechamento do caixa. Duas atividades com propósitos totalmente diferentes.

Sabendo que a conciliação bancária é fundamental para toda empresa, confira tudo sobre esta prática:

O que é Conciliação Bancária?

Conciliação bancária consiste na comparação das informações presentes no extrato do seu banco com as informações obtidas a partir do monitoramento financeiro interno da empresa. Ou seja, é a simples conferência e confirmação dos valores presentes nas contas bancárias.

Fazendo isso, o gestor financeiro confronta os dados de pagamentos, recebimentos e o saldo disponível na conta, conferindo se as movimentações e os lançamentos previstos foram realmente realizados e se os resultados estão corretos ou apresentam erros.

Empresas que vendem a prazo por meio de boletos, cartões de crédito ou de débito precisam desse processo para que, integradas às ações de gestão financeira, evitem perdas financeiras.

Como acontece: os valores das transações que ocorreram são creditadas na conta bancária da empresa e, por meio da conciliação bancária, é possível confirmar se os valores estão corretos, bem como os débitos de contas a pagar.

Além disso, ter certeza de que o saldo bancário está correto é bastante importante para a análise do fluxo de caixa realizado da empresa.

Este já é um excelente motivo para começar a fazer a conciliação bancária o quanto antes.

No entanto, existem outras razões para que você comece a realizá-la em seu negócio e, também, aumente o seu conhecimento sobre essa prática. Confira:

Qual a importância da Conciliação Bancária?

Monitorar o dinheiro de todas as transações da empresa é apenas uma das várias razões para fazer a conciliação bancária corretamente na empresa.

Contudo, esse tipo de conciliação também é importante para saber se não houveram fraudes internas.

Fazendo a conciliação bancária é possível conferir inconsistências, como pequenos erros em lançamentos e recebimentos, por exemplo.

O que, apesar de parecerem valores mínimos, somados ao longo de um período podem prejudicar a saúde financeira do negócio.

Também é essencial destacar que dados errados no fluxo de caixa realizado podem levar o gestor financeiro a tomar decisões que podem prejudicar o negócio, ao invés de fortalecer.

Por esse motivo, a conciliação bancária torna-se tão importante para toda a empresa.

Sem falar na informação financeira relevante que a conciliação bancária oferece para melhorar o planejamento orçamentário, estratégico e financeiro da empresa.

Por isso, fazer uma conciliação frequente e rigorosa, torna os dados financeiros mais transparentes, os processos mais ágeis e tomadas de decisões cada vez mais inteligentes, além de conduzir o negócio ao encontro de seus objetivos.


Quais os benefícios da Conciliação Bancária?

Para lhe mostrar que a Conciliação Bancária realmente funciona, precisamos primeiro explorar os tipos de benefícios que essa prática pode trazer para as empresas que investem nisso.

Por isso, confira quais são as principais vantagens da conciliação bancária e como podem mudar os resultados financeiros da sua empresa.

Clareza nas informações de entradas e saídas futuras

O controle realizado com a conciliação das operações bancárias é primordial por diversos fundamentos. Um deles é no caso de existirem movimentações que ainda não foram remetidas para a sua conta.

Por exemplo, se você confiar apenas no rastreamento do internet banking e se esquecer de emitir um boleto, vai atuar na presunção de que tem mais dinheiro na conta bancária do que verdadeiramente possui.

Isso pode gerar taxa de cheque especial, pagamento negado e outros problemas.

Melhor controle das taxas e dos juros bancários

O registro de taxas e juros é muito importante e, geralmente, as empresas que não realizam a conciliação bancária acabam deixando passar despercebido esses valores, causando uma falsa ideia de resultado positivo.

Identificação e eliminação de falhas

É necessário criar uma rotina financeira com o objetivo de eliminar os erros humanos ocorridos na instituição.

Quando não é feita a conciliação do extrato bancário, você pode deixar de identificar qualquer falha que possa acontecer.

Verifique se houve alguma operação que não foi registrada no sistema de gestão, por exemplo, além de se certificar de que a empresa e o banco estão no mesmo estágio.

Controle dos recursos financeiros

Avaliar frequentemente os extratos bancários comparando com os lançamentos financeiros possibilita o controle financeiro da empresa.

Dessa forma, você tem certeza de que a informação é correta e que corresponde à real situação financeira, proporcionando a distribuição dos recursos de maneira organizada e planejada.

Informações precisas para tomada de decisões

As informações são uma ferramenta estratégica muito eficaz. Quanto maior o número de informações claras e precisas, melhor e mais acertada será a decisão.

A conciliação bancária garante informações reais, relevantes e atualizadas, permitindo que a empresa elabore o fluxo de caixa projetado com base em dados históricos que espelham a real situação da empresa.

O que é preciso para fazer Conciliação Bancária?

Antes de conferir o passo a passo para começar a fazer a sua conciliação bancária, é importante saber que o processo é composto por três passos básicos:

  • acompanhamento e controle dos fluxos de caixa nos extratos bancários;
  • confronto com as informações internas e registros de pagamentos e recebimentos;
  • correção de erros e informações que não estão previstas.

Antes de colocar os tópicos acima em prática, é muito importante criar uma rotina para a sua conciliação bancária.

Essa rotina deve ser diária e frequentemente monitorada, evitando tarefas acumuladas no setor financeiro.

Para fazer uma conciliação bancária correta e bem estruturada, confira alguns hábitos a se manter diariamente:

  • crie o hábito de registrar todas as movimentações financeiras da empresa;
  • arquive os documentos que originaram as transações financeiras, como notas fiscais, extratos, comprovantes de pagamento, depósitos e transferências;
  • lembre-se de anotar todos os dias qual é o saldo bancário da empresa, quais são as entradas e saídas de dinheiro;
  • não observe apenas os números finais, sempre dê uma atenção para as datas de lançamentos;
  • anote os prazos e crie uma cultura de prestação de contas.

Mantendo esses hábitos e praticando a conciliação bancária diariamente, você perceberá que a empresa terá uma gestão financeira mais eficiente e eficaz.

Agora que você já sabe o que é preciso para fazer uma correta conciliação bancária, é natural que esteja se perguntando como fazê-lo.

Por isso, selecionamos algumas das principais estratégias para colocar a conciliação em prática ou otimizar o processo que já existe na sua empresa. Confira!

Passo a passo: Como fazer uma conciliação bancária manualmente

Primeiro passo: acompanhamento dos fluxos de caixa nos extratos bancários

Existem alguns passos para você aprender como fazer uma conciliação bancária passo a passo.

Nessa etapa, é preciso definir uma rotina diária. Caso perca muito tempo para realizá-la, grande parte das vantagens é perdida, assim como o histórico de algumas movimentações.

A categorização de todas as contas de operações bancárias deve ser bem organizada e os documentos úteis para a estruturação armazenados para posterior envio ao profissional contábil.

Você deve controlar:

  • recebimentos de clientes;
  • pagamentos de salários;
  • tarifas bancárias;
  • impostos;
  • transações;
  • pagamentos de fornecedores;
  • concessionárias de serviços públicos;
  • e mais.

Segundo passo: confronto das informações internas e registro de recebimentos e pagamentos

O confronto das informações adquiridas internamente deve ser feito pelo controle de caixa.

O controle de caixa deve ser realizado com os documentos obtidos na instituição.

Com esses dados em mãos, analise se os detalhes do lançamento são compatíveis, avaliando valores e as datas de cada um dos registros.

Terceiro passo: Identificação e correção de erros e informações não previstas

Ao identificar qualquer erro, por menor que seja, busque soluções para corrigi-lo rapidamente e, caso seja da própria instituição financeira, solicite imediatamente a compensação das quantias indevidas.

Como é necessário enviar documentos para a contabilidade mensalmente, não esqueça de guardar:

  • comprovantes de pagamentos;
  • notas fiscais;
  • boletos bancários;
  • e extratos bancários.

Isso vai assegurar um controle organizado e sem pendências.

Exemplo de uma Conciliação Bancária:

Como já foi explicado, a conciliação bancária trata-se do comparativo entre as movimentações da conta bancária da empresa e as movimentações que estão no razão.

É natural que haja um atraso entre a emissão de um cheque e a compensação do mesmo no banco, por conta disso, este atraso pode refletir um saldo temporariamente errado, cujo a conciliação bancária deve demonstrar.

Caso um valor específico não seja compensado na conta bancária, então deve ser lançado no controle financeiro ao lado das pendências bancárias, fechando com valor existente no razão.

Cabe destacar que esta demonstração é extra contábil, logo não deve contabilizar, pois no mês seguinte este lançamento aparecerá no extrato e esta situação ficará regular.

Confira um exemplo de conciliação bancaria:

No extrato bancário:

  • Saldo do extrato em 28/02/2019: R$ 147.581,79+ Cheques lançados no razão
  • Ainda não compensados: R$ 1.030,00
  • Saldo conciliado em 28/02/2019: R$ 148.611,79

No razão

  • Saldo do Razão em 28/02/2019: R$ 148.611,79

Uma situação contrária a esta: no caso de despesas bancárias constantes no extrato, mas ainda não lançadas no razão, levando em consideração que o valor da despesas fosse também R$ 1.030,00, a conciliação bancária seria da seguinte forma:

No extrato bancário

  • Saldo do extrato em 28/02/2019: R$ 148.611,79

No razão

  • Saldo do Razão em 28/02/2019: R$ 147.581,79+ Despesas bancárias CFE extrato: R$ 1.030,00
  • Saldo conciliado em 28/02/2019: R$ 148.611,79

Quais erros podem ocorrer quando não existe uma correta Conciliação Bancária?

Dados diferentes entre o extrato do banco e as informações do controle financeiro interno

Durante a conciliação bancária podem surgir erros entre as informações dos lançamentos que foram feitos no controle interno na empresa e os lançamentos no banco.

Neste caso, é importante analisar de onde surgiu essa diferença. Você deve buscar o documento original para fazer essa análise.

Lembre-se de verificar se houve uma cobrança mais altas nos juros, se o desconto realizado foi alto ou se o lançamento é que teve erros.

Débitos errados na conta bancária da empresa

Somente através da conciliação bancária é possível conferir se o banco está fazendo débitos corretos ou não na conta bancária da empresa.

Caso você encontre um problema dessa natureza, é importante procurar um banco para solicitar o estorno do valor debitado.

Um dos principais motivos para acontecer esse erro é o débito automático.

Por isso, ainda que você não encontre manualmente algum débito indevido, tenha certeza com seu gerente se não há nenhum débito automático na conta e, caso exista, se é possível bloquear a conta para esse tipo de lançamento.

Cheques compensados com demora ou transferências não processadas

Outros erros podem acontecer por conta da emissão de cheques que demoraram para compensar.

Na hora de fazer o controle do fluxo de caixa, é importante considerar essas informações, afinal de contas, esses cheques ainda serão debitados.

No caso do não processamento de transferências, é importante verificar corretamente para garantir os pagamentos.

Débitos indevidos de impostos, de taxas e de aplicações

Alguns lançamentos podem não ter uma previsão no controle da empresa. Os principais são impostos de aplicações e empréstimos, como:

  • IOF;
  • taxas bancárias e de transações;
  • aplicações financeiras automáticas.

Lembre-se de sempre conferir cada um desses débitos, principalmente as taxas bancárias, pois é bastante comum surgirem divergências de valores entre o que foi negociado com o banco e o que realmente foi debitado da conta.

Depósitos sem identificação

Valores não identificados não podem fazer parte da conciliação bancária, no entanto eles ainda precisam de atenção para que, no futuro, possam ser identificados.

Por isso, é muito importante ter um controle adequado neste momento.

Você deve separar os depósitos sem identificação daqueles com identificação, pois eles podem ser de uma venda não registrada, de um erro na transferência ou até mesmo de uma antecipação de um cliente.

É importante fazer a correta identificação de todos os lançamentos e, caso venha a detectar erros, resolvê-los com antecedência.

Porque evitar as planilhas para fazer a Conciliação Bancária?

Erros de digitação podem virar grandes problemas

Imagine só esta situação:

Você chega ao trabalho e precisa fazer a emissão dos extratos bancários em cada ambiente bancário que a empresa possui, analisar créditos e débitos dos bancos e ainda fazer o gerenciamento dos saldo bancários.

E isso não é tudo.

Você também precisa enviar a planilha de cobrança para a diretoria e preencher várias planilhas com:

  • créditos dos clientes;
  • tarifas bancárias;
  • rendimentos;
  • descontos de fornecedores;
  • e demais créditos ou débitos.

E eu ainda nem falei dos fluxos de pagamentos liberados pela diretoria e a conciliação de cartões, vendas e recebimentos.

Como você bem sabe, a rotina no financeiro não é fácil, concorda?

Por isso, eu imagino que na hora de conferir os extratos bancários você não deve dar a atenção necessária a esta atividade.

Mas, acredite, de acordo com a SPC Brasil, mais de 60% das empresas ainda faz a conciliação bancária de forma totalmente manual.

No meio da correria que é a rotina no setor financeiro, a probabilidade de acontecer erros de digitação na hora de colocar as informações bancárias em planilhas ou cadernos é enorme.

E isso é muito comum nas empresas.

A possibilidade de acontecer erros, ainda que pequenos, não são baixas e podem comprometer todo o cálculo e causar enormes diferenças no fluxo de caixa projetado da empresa, além de grandes prejuízos financeiros a longo prazo.

Perdas financeiras podem acontecer a todo instante (até mesmo sem você perceber)

Utilizando planilhas a probabilidade de haver um prejuízo financeiro é bem maior.

Afinal, não existe um controle correto sobre o fluxo de caixa e a ausência de dados para a realização de uma projeção futura, de maneira mais estratégica.

Usando um sistema automatizado, esse processo fica bem mais simples.

Basta cadastrar os recebíveis em cartões, compras e vendas e a própria ferramenta exibe toda a operação financeira e gera relatórios gerenciais de modo totalmente automático e detalhado.

Os dados não estão seguros e podem ser perdidos (para sempre)

Planilhas podem ser acessadas facilmente por qualquer pessoa da empresa.

Por esse motivo, as informações inseridas podem ser manipuladas ou até mesmo perdidas, gerando retrabalhos ou pior, enormes prejuízos financeiros.

Mas não se engane, ainda que você faça o bloqueio da sua planilha, coloque senha no seu computador ou simplesmente impeça que outras pessoas acessem o arquivo da planilha, ela pode se corromper sozinha.

Sim, isso é possível.

Isso significa que pode chegar um momento em que a sua planilha ou já está saturada de tantas informações ou foi afetada por um vírus no computador e começa a dar erros, adulterando dados e fórmulas e afetando as informações financeiras inseridas ali.

Sem contar que também podem existir pessoas mal intencionadas com o propósito de corromper a sua planilha.

Com uma ferramenta tecnológica isso não acontece, pois é possível controlar e definir quais funcionários terão acesso a esses dados.

Além disso, um sistema de conciliação bancária funciona de modo online e os dados são armazenados em nuvens, podendo ser acessados de qualquer dispositivo (notebook, tablet, smartphone), em qualquer hora e lugar, além de manter os backups e informações sempre atualizados.

Assim, o acesso se torna mais limitado, garantindo a segurança das informações financeiras da empresa.

Falta de controle financeiro correto e confiável

Por ser muito fácil ocorrer um erro em uma planilha, ele acaba se tornando cada vez mais difícil de ser identificado e pode se alastrar por toda a planilha.

Inclusive causando a perda dos dados, como já falei no tópico anterior.

Além disso, os resultados gerados são menos confiáveis, o que impede que você tenha resultados exatos das informações financeiras.

Quando as informações são fundamentadas pelos relatórios gerenciais produzidos pelo sistema de conciliação bancária, fica mais fácil reconhecer prováveis problemas financeiros do negócio.

Além disso, é possível elaborar o fluxo de caixa projetado baseado nos dados abastecidos, simplificando a tomada de decisões para o crescimento saudável e sustentável da empresa.

Um sistema de conciliação bancária possui vários recursos tecnológicos úteis, além da capacidade de automatizar os processos, tornando-se muito benéfico para os seus usuários.

Percebeu como o uso de uma planilha de conciliação bancária pode prejudicar seu trabalho?

Por esse motivo, busque por alternativas que vão viabilizar essa tarefa tão importante.

Com o uso de um sistema específico você assegura praticidade, segurança e produtividade, alavancando o seu negócio. Confira!

Conciliação Bancária Automática com o Conciliador e-Extrato Card

Consolidação dos bancos e empresas em um único portal

Se você lida com extratos bancários diariamente, sabe bem que acessar o portal de cada banco é uma tarefa que demanda muito tempo na sua rotina.

Com o e-Extrato Card esse tempo é otimizado drasticamente, já que o sistema consolida a informação de todos os bancos em um único portal e você consegue ter uma visão gerencial de todos os recebimentos no extrato bancário em uma única tela.

Desta forma, você elimina a tarefa de acessar cada conta e consegue ter uma visão de todos os valores, o que auxilia bastante na identificação de erros.

Clareza dos recebíveis de cartões

Acessando o saldo bancário através do portal de cada banco é possível visualizar apenas o valor do montante pago pelas operadoras, o que impossibilita a clareza dos recebíveis e dificulta na identificação de quais parcelas foram realmente pagas pelas operadoras.

Pensando nisso, o e-Extrato Card foi desenvolvido com o propósito de trazer essas informações de forma mais clara e automatizada possível.

Através do sistema e-extrato, além de conferir todos os saldos bancários de forma centralizada, também é possível identificar as parcelas que foram liquidadas pelas operadoras, já que o próprio sistema detalha automaticamente, venda a venda, o que realmente caiu no banco.

É possível visualizar os valores que foram pagos em diversos filtros diferentes:

  • de forma geral;
  • por conta bancária;
  • por data;
  • por filial (loja);
  • por operadora.

E isso tudo é de fato automático. Você não precisa calcular absolutamente nada, o sistema e-Extrato Card já faz tudo por você.

Conciliação bancária 100% automatizada

Não se engane com sistemas de conciliação bancária que prometem automatização, mas que, no final das contas, você ainda precisa confrontar ou calcular dados de forma manual.

No e-extrato, tudo é realmente automático.

Você só precisa acessar e confirmar os recebimentos das parcelas em cartões, fazer a gestão dos recebíveis ou resolver erros que venham a ser identificados.

Tudo isso em um sistema seguro, confiável e descomplicado.

Notificação de erros na tela inicial do sistema

Imagine só essa situação:

Você chega no trabalho, abre o seu sistema de conciliação bancária e a primeira coisa que visualiza é a tela inicial do sistema contendo uma notificação que informa que há um erro no recebimento de uma venda parcelada.

O que você faz? Clica no item, confere qual é o erro e, ainda dentro do sistema, envia um e-mail para a operadora solicitando a correção do problema.

E tudo isso não levou nem 20 minutos.

Com o e-Extrato Card a situação é exatamente essa.

Você é notificado, de forma automática, quais os erros que estão ocorrendo nos recebíveis na conta bancária da empresa e resolve o problema em poucos minutos.

Escolha um conciliador bancário completo para a sua empresa

Como você viu, a conciliação bancária é um processo essencial para a saúde financeira de toda empresa.

Trabalhar com planilhas ou com cadernos pode ser útil por algum tempo, mas você pode dar um passo maior e potencializar a sua conciliação bancária.

Com o e-Extrato Card, a conciliação é facilitada pela integração com todos os bancos e com mais de 80 operadoras em todo o Brasil.

Isso garante que o saldo bancário corresponda ao esperado e que você saiba exatamente o que foi e o que não foi pago pelas operadoras e, desta forma, agir em menor tempo para evitar prejuízos.

É praticidade, segurança e confiança em uma única ferramenta.

Elimine tarefas manuais com o e-Extrato Card. Inscreva-se abaixo e solicite uma demonstração online do conciliador de cartões:


 

2Comentários

  1. http://AUGUSTO%20CAMARA 07/07/2019 at 9:58 am

    Gostaria de conhecer a ferramente de conciliação bancaria, que como foi citado, promete automatizar o controle de movimentações como:
    créditos dos clientes;
    tarifas bancárias;
    rendimentos;
    descontos de fornecedores;
    e demais créditos ou débitos.

     


    1. http://Mara%20Lins 08/07/2019 at 8:14 am

      Oi Augusto, tudo bem? Você pode me informar o seu contato para que um de nossos especialistas possa conversar com você? 🙂

       


Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *